Formularios y hojas de datos en Google Drive

 

 

 

Si queremos hacer una encuesta y luego analizar y compartir resultados en la red, una de las maneras más sencillas de compartir datos en la red y de crear formularios para captarlos es utilizar Google Drive, creando un formulario que se puede ver allí directamente, o se puede embeber en una web o en un blog. Luego los datos se pueden ver, analizar y compartir. Para ello es necesario tener una cuenta en Google, en Gmail por ejemplo que nunca viene mal. El identificador y contraseña nos valdrán para todos los productos que Google ofrece. Aquí explico cómo hacerlo y cómo trabajar con ello.

Con nuestro identificador y contraseña podemos entrar en Google Drive https://drive.google.com/ o si estamos en Gmail hacemos clic sobre el icono de aplicaciones, el cuadrado de puntitos, y elegimos Drive:

 

¿Qué es Drive? Por decirlo básicamente, el almacén que nos ofrece Google para crear, almacenar y compartir documentos de varios tipos (textos, imágenes, tablas, etc). Así que vamos allí para crear un formulario y recoger datos. En Drive tenemos la opción de crear un nuevo documento, si no vemos la opción “formulario” elegimos “más” y ahí aparecerá:

Una vez elegida la opción Formularios veremos que nos sale un prediseño como éste, en el que debo de poner el título del formulario y luego ir añadiendo las cuestiones a responder, que serán los campos luego en la tabla de datos. Puedo añadir varias cuestiones y decidir cómo quiero que sea la respuesta y si tiene que ser o no obligatoria (required question):

Los tipos de cuestiones pueden dan lugar a tipos de respuestas diversas: texto corto, texto largo, elección entre varias respuestas ofrecidas, número, fecha, etc. Hay que elegir entre estos:

Yo he hecho como ejemplo un formulario sencillo, de ejemplo, que me queda así:

Una vez hecho, en la parte inferior veré un botón que pone “enviar formulario” (send form). Hago clic en él y ya tengo el formulario listo. Blog quiniela

¿Cómo puedo ver mi formulario de Drive en la red? De dos formas

1) Directamente desde el Drive : en la parte superior tengo un enlace que pone “View live form” con un icono de enlace. Hago clic y veré mi formulario para rellenar desde el navegador, así que copio la URL y la envío o la pego en mi mail, mi web, o mi blog:

2) Embebiendo el formulario en mi web, blog, etc. Para ello tengo que hacer clic sobre “enviar formulario” (send form), que está en la parte inferior y en la ventana que se abre veré un código para copiar y pegar el enlace y un botón que pone “embeber” (Embed). Una vez ahí, nos saldrá una ventana con el código web a embeber, es decir copiarlo como texto plano en nuestra web. Una vez terminado le damos al botón “hecho” (Done). Y ya tenemos la primera parte del trabajo hecha

Cada vez que se cubra el formulario y se envía en nuestro Drive se almacenarán las respuestas, en una tabla que tiene el mismo nombre y entre paréntesis (Respuestas). Cada cuestión es una columna, cada formulario respondido es una fila. A las columnas se les añade automáticamente la fecha y hora de la respuesta. Algo así,

Importante a tener en cuenta:los posibles duplicados. A veces los usuarios cubren el formulario o lo envían más de una vez, con lo que aparecerán duplicados en nuestra tabla del Drive. Es necesario comprobar que no haya repeticiones, y si es así eliminarlas, eliminando la fila correspondiente, como en cualquier hoja de cálculo.

Para ordenar la tabla de Drive por el campo que desee, debo pulsar no sobre los encabezamientos de columnas, sino en la parte superior donde pone A; B;C;D; etc. Y ahí elegir ordenar A-Z, o Z-A (menor a mayor) (mayor a menor).

Esta tabla la puedo compartir, hacer pública y decidir cuándo ya no se admiten datos. Aunque para eso es casi mejor eliminar el formulario de la red, aunque mantenga los datos en mi Drive.

Como se puede ver es algo fácil de hacer, sencillo y muy práctico para recopilar y compartir datos. Lo recomiendo.

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2024-03-04

 

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